آموزش ثبت زمان (تایم شیت)

ثبت زمان (timesheet) چیست؟

تایم شیت در فرهنگ لغت به معنی ورقه ثبت ساعات کار است. در واقع تایم شیت به مفهوم اندازه گیری عملکرد بر اساس زمان گفته می‌شود.
اصولا هر چیزی را که بخواهیم مدیریت کنیم و یا تغییری در آن ایجاد کنیم باید ابتدا آن را اندازه گیری کنیم. با نگاهی به زندگی افراد موفق و ناموفق به این پی می بریم که هر دو به یک میزان از زمان برخوردارند اما تفاوت آنها در نوع استفاده از زمانشان است. در UA با استفاده از تایم شیت، اندازه می‌گیریم که چگونه وقتمان را سپری می‌کنیم.

چرا باید زمان را ثبت کنیم؟

ثبت زمان به ما کمک می‌کند با عادتِ زندگی کردن در ابهام مواجه شویم؛ این ابزار تضمین می‌کند مسائل را روشنتر ببینیم و به یاد داشته باشیم که چه کارهایی را به انجام رسانده‌ایم و چه چیزهایی را انجام نداده‌ایم. به مرور با یادگیری ثبت این منبع محدود، ما به شفافیت بیشتری می‌رسیم؛ این معنای هوشیاریِ زمان است.

سیستم و شکل نوشتن، نوشتن روی کاغذ یا به صورت کامپیوتری، رسمی یا غیررسمی مهم نیست. آنچه اهمیت دارد تمرین آن است که با آرامش و نظم، لیستی از فعالیتهای خود تهیه کنیم تا از این طریق پی ببریم که با زمان خود چه می‌کنیم. اطلاعات حاصل از این نوشتن روشنایی‌بخش است. پس از مدتی، ما الگوهای خود را می‌بینیم. ما به روشنی در می‌یابیم که با ساعتهای خود در روز و با روزهای خود در هفته چه می‌کنیم. می‌بینیم که چقدر از وقت خود را برای اهدافی که معین کرده‌ایم و یا موارد دیگر صرف کرده‌ایم. رفتن به خرید، سه ساعت کار داوطلبانه، مرتب کردن جعبه عکسهای قدیمی، تماس با یک دوست قدیمی، پرسه زدن در اینترنت. این لیست می‌تواند بی پایان باشد و برای هر کدام از ما متفاوت است.

ثبت زمان همچنین به روشنی به ما نشان می‌دهد که برای اتمام کاری خاص، به چه مدت زمان نیاز داریم. در برخی از موارد ما بیشتر از میزان لازم تخمین می‌زنیم، در موارد دیگر زمان کمتری تخمین می‌زنیم. این تمرین‌ها همچون کِشتی یدک کش به آرامی ما را از مِه و ابهام مزمن بیرون می‌کشد، ابهامی که زمان ما را بی‌ارزش کرده و مانع کامیابی و سعادت ما شده است. بدون داشتن این آگاهی، گویی تلاش می‌کنیم زندگی را از راهی صعب و در میان مِه‌ی غلیظ هدایت کنیم. ثبت زمان راه را برای ما روشن می‌کند و به ما این امکان را می‌دهد که آنچه را انجام داده‌ایم و آنچه را انجام نداده‌ایم ببینیم و اقرار کنیم. دیدن و اقرار کردن هر دوی آنها برای بهبودی ما اساسی است.

چگونه زمان را ثبت کنیم؟

برای ثبت زمان ابتدا پنج حوزه برای زندگی تعریف می کنیم:
مراقبت از خود
کسب و کار
خدمت و بهبودی
تفریح و سرگرمی
چشم انداز

تمام کارهایی که انجام می دهیم در یکی از این پنج حوزه گنجانده می شوند. در زیر مثال‌هایی از این پنج حوزه را می‌بینیم:
مراقبت از خود: مانند خوابیدن، غذاخوردن، دستشویی رفتن، حمام و نظافت، ورزش، آرایشگاه رفتن و ...
کسب و کار: انجام فعالیت هایی که منجر به درآمد ما می شوند مانند رفتن به سر کار، خرید و فروش، انجام امور بانکی و ...
خدمت و بهبودی: رفتن به جلسه UA (مجازی و حضوری فرقی ندارد)، تماس با راهنما، تماس با یار عملکرد، ارسال برگه تایم شیت برای یار عملکرد، انجام خدمت وقت نگهدار، خدمت کردن به همسایه و حمل بسته‌های خرید او تا درب منزلش و ...
تفریح و سرگرمی: رفتن به پارک، پیک نیک، سینما، بازی کردن و ...
چشم انداز: اقداماتی که در راستای رسیدن به چشم انداز خود و یا اهداف خود انجام می دهیم. مثلا کار کردن اصول برنامه (قدم ها و سنت ها)، خواندن زبان انگلیسی، شرکت در دوره آموزش حسابداری، آموزش رانندگی، کلاس موسیقی و ...
حوزه های زندگی
می توانید برای شروع خیلی ساده عمل کنید. کافیست که کارهایی که در طول روز انجام می دهید را بر روی یک دفترچه کوچک یادداشت کنید.
چنانچه می خواهید طبق فرمت پیشنهادی زمان را ثبت کنید، بر روی برگه های تایم شیت منتشر شده در نشریات به این شیوه عمل کنید: هر ساعت را به چهار قسمت تقسیم می کنیم (4 تا ربع ساعت) سپس تمام فعالیت های زندگی را در این برگه و در خانه های آن ثبت می کنیم.
لازم نیست در این خانه ها توضیح بنویسیم که دقیقا چه کاری انجام دادیم و تنها حروف اختصاری آن حوزه را در خانه مربوطه می نویسیم.
مثلا بجای کسب و کار می نویسیم "ک ک" و بجای مراقبت از خود می نویسیم "م خ" تا پایان برگه تمام خانه ها را در طول روز پر می کنیم.
اگر از ساعت 8 صبح از منزل بیرون رفته اید و یک ساعت طول کشیده تا به محل کار برسید، کل مسیر را همان کسب و کار تلقی کنید و "ک ک" ثبت کنید.
در پایان روز تعداد خانه های هر حوزه را شمارش می کنیم و جمع زمان سپری شده در هر حوزه را زیر جدول همان روز ثبت می کنیم.

لازم به ذکر است که شما می توانید به جای استفاده از روش های فوق، از اپلیکیشن اتایم لاگر (یکی از بهترین ابزارهای ثبت زمان توسط تلفن همراه) و یا اپلیکیشن ثبت زمان UA استفاده کنید.

یادمان باشد از وسواس پرهیز کنیم و کمال طلبی نکنیم. قرار نیست مو را از ماست بکشیم و به جزئیات گیر بدهیم.
همین که آگاه باشیم زمانمان را چطور سپری می کنییم، اتفاقات روحانی در ما بوجود می آید.
ممکن است در ابتدا احساس کنید زیادی اتلاف وقت می کنید و یا از اینکه کار مهمی انجام نمی دهید احساس خوبی نداشته باشید، این طبیعی است و به مرور شاهد اتفاقات شیرین زندگی خود خواهید بود.
توجه:
محتوای این صفحه براساس تجربیات اعضای انجمن بوده و برگرفته از وب سایت انجمن کم درآمدان گمنام نیست.

چاپ   ایمیل